コロナ禍でテレワークや在宅勤務となり、使われるようになったのが「オンライン会議システム」。私も先月は鹿児島県内の皆さんと県外のゲストさんおよそ80人がオンラインで一堂に会する会議「かごしま移住・交流促進会議」の司会、鹿児島県内の企業の女性たちでIoT（=モノのインターネット）を活用し、より良い鹿児島を作るために話し合う講座「IoTデザインガール」の参加者として関わるなどオンライン会議の回数が多くなりました。
対面の会議とは違い、発言のタイミングや音声トラブルなどがあり苦戦することもあると思います。きょうは、そのオンライン会議を少しでもスムーズに進行するためのコツを紹介します。
【事前準備】
端末を準備・通信環境を確認・接続テストしておく
Webカメラ内蔵のパソコンやスマートフォン、タブレットを準備します。パソコンなど画面が大きい方が資料が見えやすいです。やり取りをするのにイヤホンマイクやヘッドセットも必要になります。家庭用インターネット回線、モバイルWi-Fi、スマートフォン本体の通信回線を確認し、通信容量制限や速度制限がある契約プランの場合は利用状況によって遅延などが発生する可能性があるため確認が必要です。使用するオンライン会議システムのダウンロードや接続テスト、セキュリティ対策も忘れずに行いましょう。
資料は事前に送り、リマインダーも活用する
会議の目的や議題を共有し、事前に目を通してほしいものなどの資料は対面のようにその場で配ることができないので、送っておきましょう。オンライン会議中は画面共有機能を使いながら進行することがあります。オンライン会議は資料を印刷する必要がないためペーパーレスにもつながりますね。会議前に会議に使用するURLを送るなどリマインダー（念押し）も活用しましょう。
服装や背景のチェックも
自宅から参加する際にも社会人として恥ずかしくない服装を心がけましょう。男性であればスーツやジャケット、女性であればオフィススタイルでも着られるブラウスやカットソーを着るようにしましょう。顔映りの良い明るい色や男性は綺麗な色のネクタイやベスト、女性はボウタイやフリル、パールなどの首元にアクセントがあるとより華やかです。白いトップスは壁の色と同化、黒は顔が暗く映ってしてしまうことがあるので注意が必要です。生活感の出すぎない背景、窓から光が差し込むような明るいところ、もしくは正面から当てられるライトを準備するとより良いです。もちろん、上はスーツ 下はパジャマはNGです。
【オンライン会議中】
名前の表示の確認
オンライン会議では名刺交換ができませんし、司会の人が次に発言する人を指名することがあります。その際に自分の画面の名前の表示が正しいものになっていないと会議がスムーズに進行ができません。社名や名前など分かりやすく設定をしておくことが大切です。
リアクションは大きく
対面の会議と比べてオンライン会議はより反応がわかりにくいです。その場の空気感も伝わりにくいので、面白いことを言ってもスベッたような気になります。聞き手はカメラ機能をONにし 大きくうなずく、拍手をするなど話を聞いていると意思表示すると良いです。
カメラはONにして 発言者以外はマイクはOFFにしておく
先程もありましたが、発言者としてはカメラがOFFになって真っ暗な画面よりもカメラの前に人がいて表情や動きが見えている方が話しやすいです。できるだけカメラはONにしましょう。そして発言者以外はマイクはOFFに。たとえ話していなくても周りの音を拾ってしまうことがあります。はじめはON OFFの切り替えが慣れないとは思いますが、しゃべる時にONにしてから を心がけてください。発言の際には「以上です」などをつけ、話終わりをわかりやすくする工夫も必要です。
質問やリアクションはチャット機能なども活用
発言者に質問したいことが出てくることもありますが、その際はチャット機能が便利です。チャットであれば、思いついたときに入力することができますし、話を中断させることもありません。また、大人数が参加するオンライン会議では挙手して質問するハードルが対面よりも高まっているように感じるため、時には匿名で気軽に質問もできるチャットを活用しましょう。
休憩時間を設ける
オンライン会議では、話し手はもちろん、聞き手もずっとカメラに顔が映っているので対面の会議と比べると疲れやすいです。こまめに休憩時間、飲み物を飲む、カメラの位置を首がつかれないよう置くなど疲れにくい工夫をしましょう。
対面での会議とは違う気配りや配慮が求められるオンライン会議ですが、距離が離れている人とも気軽に会議ができるなど良い点もたくさんあります。また、コロナ禍で学校の授業にもオンライン会議システムが使用されているところもあります。うまく活用して、私たちの生活がますます便利となればと思います。
