毎月最終週は、就活中の大学生からの要望で「礼儀作法」を教えていただいています。
毎回ためになる礼儀作法、今回は「電話対応」です。
学生時代は友人と電話ならまだしも、近年はメールをよく使うため、無言で「スマホ」という人が多いですよね。
ましてや、知らない人からかかって来る電話は恐怖なのではないでしょうか？
電話はお互いの顔が見えないだけに、声の調子で相手のことが分ってしまいます。
最近は「新入社員の〇〇でございます」と名乗らせる会社も出てきました。
これは初めから予防線を張っているみたいですよね。
これだと「きちんとした応対が出来なくてもいいんだ」と、新入社員に甘えが出そう。
大事なことは、電話に出る時は姿勢を正しく、笑顔で電話に出ましょう。
そして、はっきりと、ゆったりと、丁寧に話しましょう。
これは世界共通の基本です！！
焦ると早口になって、名前も聞き取れないことがありますよね。
「はっきり、ゆったり、丁寧に」は基本です。
そして「ありがとうございます」とか「申し訳ありません」などは、心を込めて言いましょう。そうすると、自然と頭が下がります。
相手が目の前にいないのに頭を下げているのを見かけますが、これは自然に出る姿なんです。
では、具体的に、電話が鳴ったら
出来るだけ早く出ましょう。昴では、受話器を取ったら、「昴○○教室の西村でございます」と言います。
都合によって、すぐ電話に出ることが出来なかったら？
先ず「お待たせいたしました」と言いましょう。
「私は△△と申しますが、〇〇さんをお願いします」と言われたら、
「△△様でいらっしゃいますね」と相手の名前を確認します。
名乗らずに、いきなり「〇〇さんをお願いします」と言われたら、
「失礼ですが、どちらさまでいらっしゃいますか」と相手の名前を聞いて、先ほどと同じように確認します。
次に、電話をかける時。ベルが鳴って相手が出たら、
「西村ですが、△△さんでいらっしゃいますか」と先に名乗って、相手を確認します。そして、「今、お話してもよろしいでしょうか」と相手の都合を聞いてから話し始めましょう。
特に他所のお宅へ電話する場合に注意することは？
早朝、深夜、食事時は避けましょう。
朝９時前だったら「朝早くから申し訳ありません」夜９時以降なら「夜分に申し訳ありません」という言葉を付け加えましょう。
相手が自分より年長の人であれば、「お呼びたていたしまして、申し訳ありません」という言葉を忘れないように。
話終わりに受話器を置くのは、電話をかけた方が先でいいですが、
その時、「ガチャン」と切るのではなく、一呼吸おいてから手でそっと切るようにしてください。
今のうちから練習しておきましょう。
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